L'intermédiation par la confiance et l'éthique
La présente charte éthique (ci-après « la Charte ») formalise les valeurs que chaque collaborateur ou sous-traitant de la Société doit observer dans le cadre de son travail.
Pour les besoins de la présente Charte :
Le terme « Société » désigne la Société LINKQUEST ;
Le terme « Collaborateur » désigne tout Dirigeant ou toute personne titulaire d’un contrat de travail avec la Société, y compris les salariés mis à disposition et les sous-traitant amené a travaillé avec LINKQUEST
Les valeurs de la Société sont l’excellence, la créativité, l’engagement et la confiance. Elles s'appuient sur le respect de la personne, du droit et des règles internes en vigueur au sein de la Société.
La présente Charte ne se substitue pas mais vient en complément des Règlements Intérieurs en vigueur et des procédures, codes et chartes internes applicables.
Les règles de conduite figurant dans la présente Charte, partagées par la Direction Générale et l’ensemble des collaborateurs de la Société, doivent guider à tout moment et dans toutes circonstances les comportements de chacun lorsqu'il agit au nom de la Société.
RESPECT DE LA PERSONNE ET DE SON TRAVAIL
Le comportement de chacun ne doit en aucune façon porter atteinte à la dignité des personnes et de leur travail. Il doit être exempt de toute discrimination, harcèlement de quelque nature que ce soit ou d'intimidation.
L'utilisation d'un langage irrespectueux, d'injures ou de grossièretés, est à proscrire. Il est également rappelé l'importance de conduire les opérations dans le respect des personnes et clients, fournisseurs, partenaires, concurrents, autorités publiques, et de privilégier la courtoisie et le respect dans toute relation.
Toute situation anormale doit être signalée à la Direction.
RESPECT DE LA SANTE, DE LA SECURITE, DE L'ENVIRONNEMENT
Le respect de la santé, de la sécurité et de l’environnement est un engagement permanent de la Direction Générale de la Société.
Dans toutes les opérations que mène la Société, chacun devra agir dans le souci constant de la santé et de la sécurité des individus et de la préservation de l'environnement et s'attacher toujours à réduire les éventuelles nuisances que pourrait occasionner la conduite de ces opérations.
Chaque collaborateur a la responsabilité de veiller à ce que les activités de la Société qui dépendent de lui soient exercées en conformité avec les règles existant dans le Groupe en matière de protection de la santé, de l’hygiène, de la sécurité et de l'environnement.
RESPECT DES LOIS ET DES REGLEMENTATIONS
La réputation de la Société se construit sur le strict respect des lois et des réglementations en vigueur, quel que soit le pays où elle est établie et où elle opère.
C’est pourquoi tous ses collaborateurs doivent se conformer aux lois et réglementations en vigueur dans les pays et pour les opérations qu'ils réalisent dans le cadre de leur activité professionnelle.
Toute situation dont ils douteraient de la régularité doit être portée à la connaissance de la Direction pour avis.
A noter que dans le cas de législations locales moins exigeantes ou contraignantes que les règles internes applicables et en l’absence d’incompatibilité avec ces premières, il convient d’appliquer les règles internes.
LOYAUTE ET INTEGRITE
La loyauté et l’intégrité de chacun doivent prévaloir dans les relations professionnelles de tous les collaborateurs.
I. Conflits d'intérêts
Dans toute négociation, le collaborateur peut se trouver dans une situation créant ou pouvant créer un conflit d'intérêts dès lors qu’il a un intérêt personnel direct ou indirect pouvant compromettre l’objectivité de sa prise de décision.
Lorsqu’il y a conflit d’intérêts, le collaborateur doit :
1) Informer sa hiérarchie
2) S’abstenir dans l’instruction de la décision et la prise de décision.
En tout état de cause, tout collaborateur doit aviser par avance la Direction :
1) Toute relation commerciale avec une personne qui est un parent ou un proche, ou avec une société contrôlée par un parent ou un proche ;
2) Toute relation contractuelle, tout mandat (administrateur, gérant, directeur, consultant, etc.) ou toute participation dans une société fournisseur ou cliente de LINKQUEST
3) Tout lien familial avec un collaborateur avec lequel existe un lien de subordination direct ou indirect
4) De façon générale, tout intérêt personnel en contradiction possible ou certaine avec ceux de la Société.
II. Cadeaux
Pour des raisons de protocole ou de courtoisie, un collaborateur peut occasionnellement offrir au nom de la Société un cadeau d’un montant raisonnable. De la même façon, un collaborateur peut occasionnellement accepter au nom de la Société un cadeau symbolique ou raisonnable - eu égard aux circonstances - et pour autant que celles-ci ne soient pas de nature à faire douter de l’honnêteté du donateur ou de l’impartialité du bénéficiaire.
Dans le cadre des achats de biens et de services, la sélection des fournisseurs doit se faire équitablement sur la base de critères objectifs de comparabilité, et selon les procédures d'appel d'offres en vigueur au sein de la Société si une consultation multi fournisseurs est réalisée. Tout doit être mis en œuvre pour éviter les conflits d’intérêts et soupçons de partialité. Les achats de biens et de services doivent se faire dans le respect du Code de déontologie des achats de LINKQUEST
III. Agents commerciaux
Dans le cadre de son développement, la Société fait régulièrement appel à des agents commerciaux afin d’obtenir une assistance et une expertise appropriées sur les affaires potentielles ou en cours et pour promouvoir ses produits et services.
La Société a recours à des agents commerciaux uniquement lorsque l’intermédiation commerciale est nécessaire (maîtrise par l’agent de la langue locale, de la législation locale applicable, réseau relationnel, etc.) et que l’agent commercial possède l’expertise professionnelle requise. L’utilisation des agents commerciaux présente des risques potentiels en matière de corruption. La Société doit donc être particulièrement attentive à ce que son image et sa réputation ne soient pas compromises par des actes illicites commis par des agents commerciaux auxquels celle-ci aurait recours.
À cet effet, la Société doit veiller :
(i) A sélectionner avec vigilance et discernement ses agents commerciaux en tenant compte de leur compétence et de leur réputation, notamment au regard de l’éthique des affaires ;
(ii) A définir précisément les prestations attendues des agents commerciaux et la juste rémunération auxquelles celles-ci donnent droit, compte tenu de leur importance, de leur complexité, et des pratiques de marché ;
(iii) A s’assurer de la réalité des prestations accomplies par les agents commerciaux.
IV. Information confidentielle
L'information confidentielle comprend, sans que cette liste soit exhaustive : la liste des clients actuels et futurs, des fournisseurs et sous-traitants de la Société, les informations financières et techniques concernant la Société et son activité, les rapports financiers (lorsqu'ils n'ont pas été rendus publics) ainsi que les documents d'organisation interne de la Société et plus généralement toute information relative aux appels d'offres, aux offres, aux contrats, aux cessions ou acquisitions d'actifs ou de sociétés envisagés par la Société.
Cette information confidentielle est essentielle pour la Société car elle contribue au développement de ses affaires : sa diffusion serait donc préjudiciable à ses intérêts. C'est pourquoi tout collaborateur doit veiller à protéger cette information confidentielle, à ne pas la divulguer à des personnes non autorisées, à l'intérieur comme à l'extérieur de la Société, et à ne pas mentionner ou faire état des opérations de la Société dans les lieux publics (restaurant, train, avion, etc.).
En cas de doute sur le caractère confidentiel d'une information, tout collaborateur doit en référer à son supérieur hiérarchique ou consulter le responsable de la Division dont il dépend. Les collaborateurs sont liés par ces obligations de discrétion pendant toute la durée de leur contrat de travail au sein de la Société et après le terme de celui-ci, quelle qu’en soit la raison.
V. Communication externe
En matière de communication externe, toute relation avec des médias (presse, Internet, radio, etc.) doit être préalablement autorisée par la Direction de la Communication dès lors que la Société, ou tout collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle, est visé. Tout collaborateur doit s’abstenir de tout acte de dénigrement de la Société. Il doit également veiller au respect de la Charte graphique de la Société.
Cette Charte graphique a pour but, au travers de la mise en place d'une identité visuelle commune, d'assurer la cohérence des documents de communication externe et de moderniser l'image de la Société. Destinée notamment à l'usage des collaborateurs qui produisent des présentations, documents institutionnels ou brochures, elle doit être remise à tout imprimeur ou graphiste chargé de la réalisation d'un support de communication externe.
VI. Délégations de pouvoirs et d’engagements
Tout collaborateur s'oblige à ne pas engager la Société au-delà des délégations de pouvoirs et/ou d’engagement/s qui lui ont été conférées et doit veiller à la portée de tous les courriers et autres correspondances qu'il est et sera amené à rédiger dans le cadre de ses fonctions.
Toute personne ayant reçu une délégation de pouvoirs et/ou d’engagement/s doit en respecter les termes.
VII. Lutte contre la corruption
La Direction Générale de la Société est particulièrement vigilante à ce que la négociation et l’exécution des contrats ne donnent pas lieu à des comportements ou faits pouvant être qualifiés de corruption active ou passive, ou de complicité de trafic d’influence ou de favoritisme.
Aucun collaborateur de la Société ne doit accorder directement ou indirectement à un tiers des avantages indus, de quelque nature qu’ils soient et par quelque moyen que ce soit, dans le but d’obtenir ou de maintenir une transaction commerciale ou un traitement de faveur. Conformément à la Convention OCDE sur la lutte contre la corruption du 17 décembre 1997, la corruption d’agents publics étrangers, sous toutes ses formes, est interdite. Chaque collaborateur évitera les rapports avec des tiers susceptibles de le placer personnellement en situation d’obligé et de faire naître un doute sur son intégrité. De la même manière, il veillera à ne pas exposer à une telle situation un tiers qu’il s’efforce de convaincre ou d’amener à conclure une affaire avec la Société. Tout collaborateur qui serait sollicité à cet égard devrait en référer à sa hiérarchie, qui prendrait toutes mesures pour mettre fin à cette situation.
VIII. Lutte contre le blanchiment d’argent
Conformément aux lois en vigueur régissant le blanchiment d’argent, c’est-à-dire le délit consistant à faciliter la justification mensongère ou à apporter un concours à une opération de placement, dissimulation ou conversion de fonds etc. provenant d’activités illégales, chacun doit faire preuve de vigilance vis-à-vis des paiements reçus ou effectués dans la conduite des opérations de la Société. En cas de doute sur la légitimité d'un paiement ou d'un versement, la Direction doit être immédiatement sollicitée pour avis.
6. CONSENTEMENT ET EXEMPTION
D’après les lignes directrices de la CNIL, il faut distinguer les cookies qui relèvent d’un consentement préalable de ceux qui relèvent du régime d’exemption.
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7. NOUS CONTACTER
Pour toute question, nous vous invitons à contacter notre direction.
Pour toute information plus générale relative à la protection des données à caractère personnel, il convient de consulter le site de la CNIL à l’adresse suivante : www.cnil.fr.
8. REVISION
En cas d’évolution réglementaire ou de recommandations de la CNIL, nous nous réservons le droit de modifier la présente politique. Toute nouvelle politique vous est notifiée avant son entrée en vigueur.